قابليت هاي سيستم دبیرخانه
اين سيستم تحت ويندوز اجرا مي شود و داراي قابليتهاي ذيل مي باشد:
- ثبت مشخصات نامه شامل : شماره نامه ، تاريخ نامه ، فرستنده ، گيرنده ، تاريخ ثبت
، شماره ثبت ، موضوع ، شرح نامه و...
- تعريف و انتخاب فرستنده و گيرنده به شكل درختواره
- قابليت جستجو بر روي تك تك مشخصات نامه
- ايجاد شماره ثبت خودكار
- مديريت اطلاعات بصورت سالانه تعريف سال جديد و بايگاني اطلاعات سال قبل امكان
تغيير سال جهت دسترسي و نمايش اطلاعات سالهاي قبل با قابليت جستجو و گزارشگيري
- امكان گزارش گيري تركيبي و انتخابي
- امكان چاپ گزارشات
- امكان رزرو نامه ( ايجاد نامه ها بصورت خالي جهت گرفتن شماره ثبت و سپس پر كردن
آنها در فرصت هاي بعدي)
- امكان پر كردن مشخصه هاي نامه هاي رزروي بصورت گروهي ، مثلا تاريخ ثبت و يا
فرستنده گيرنده خاص و...
- امكان ذخيره تصوير نامه و نمايش آن
- امكان تعريف موضوعات مختلف نامه جهت سهولت انتخاب و جلوگيري از تايپ دستي
- امكان انتخاب و تعيين نوع نامه از جهت وارده يا صادره بودن ، نوع ارسال و درجه
اهميت
- امكان پشتيبان گيري خودكار از اطلاعات و زمانبندي نمودن آن